HR - assistent Back Office

  • Afdeling Human Resource Management
  • 36 uur per week
  • Locatie: Oost en West
Ben jij een kei in de HRM-administratie, ben je zeer zorgvuldig en hou je van resultaat bereiken in een gezellig en gemotiveerd team? Wij zijn op zoek naar een enthousiaste nieuwe HR collega voor onze HR Backoffice. 
 
Solliciteer Lees verder

Over de functie

Als HR-assistent Backoffice draag je zorg voor de tijdige en juiste interpretatie en afhandeling van alle administratieve HR processen rondom in-, door- en uitstroom van medewerkers en de uitvoering van Wettelijke-, CAO- en OLVG regelingen. Je verwerkt contractuele wijzigingen, zoals contractverlengingen, rooster en salariswijzigingen. Bij de uitvoering van de processen ben je steeds gericht op kwaliteit en bespreek je samen met het team de mogelijkheden voor verbetering en automatisering.

Naast deze administratieve processen, lever je een bijdrage aan de bezetting van de HR Servicedesk. Op de HR Servicedesk worden allerhande vragen beantwoord van medewerkers op gebied van HRM.
Je houdt regie en controle over deze processen en zorgt voor de registratie van personeelsgegevens in de HR-systemen (Profit en Insite van AFAS).

De HR Backoffice is volop in ontwikkeling. Dit maakt dat wij als HR Backoffice actief meedenken over verbeteringen op gebied van HR processen/efficiëntie en (helpen te) implementeren hiervan. Wij verwachten dat je hier actief aan deelneemt. Hier krijgen we volop de ruimte voor.
Je werkt in je functie nauw samen met de HR Frontoffice, HR Functioneel Beheer en de salarisadministratie.

Werkomgeving

Je komt te werken in hét stadsziekenhuis van Amsterdam binnen de afdeling Human Resource Management (HRM). HRM is ingericht in een aantal functionele aandachtsgebieden, namelijk HR Services, HR Advies & Ontwikkeling en HR Gezondheid. De afdeling HRM informeert, ondersteunt en adviseert de Raad van Bestuur, unitleiders, bedrijfskundig managers, leidinggevenden en medewerkers op het gebied van Human Resource Management. Tot de dienstverlening behoren beleidsvoorbereiding en -implementatie, juridische advisering, management development, personeelsmanagement en –beheer, arbeidsmarktbenadering en recruitment.

Als HR-assistent Backoffice kom je te werken bij het onderdeel HR Services binnen het team HR Backoffice. Dit team bestaat uit zes collega’s die samen een enthousiast en gedreven team vormen. Je rapporteert direct aan de coördinator HR Front- en Backoffice.

Werken bij OLVG kan ‘werken op meerdere locaties’ betekenen. We kennen twee hoofdlocaties te weten Oost aan het Oosterpark en West aan de Jan Tooropstraat. Jouw werkzaamheden zullen plaatsvinden op beide locaties.

Functie-eisen

  • Je beschikt over een MBO+ werk- en denkniveau en hebt een opleiding op gebied van HRM of een aanverwant vakgebied afgerond of je bent een startende HBO’er die zich verder wil ontwikkelen binnen HRM;
  • Je hebt ervaring met (administratieve) HR processen, toont initiatief en denkt graag mee over verbeter- en automatiseringsmogelijkheden. Je bent bekend met toepassing van de CAO ziekenhuizen en AMS, of maakt je dit snel eigen. Je bent behendig en bedreven in het werken met een personeelsinformatiesysteem (ervaring met Profit en Insite van AFAS is een pré) en je hebt ervaring met het opstellen van contracten, correspondentie en het verwerken van personeelsmutaties;
  • Je kunt goed omgaan met ad hoc situaties en tijdsdruk en weet de juiste prioriteiten te stellen;
  • Administratief ben je zeer nauwkeurig en geordend en je weet je zaken te allen tijde correct en volgens planning tijdig af te handelen;
  • Je bent een echte teamspeler, samen met jouw collega’s zorg je voor afstemming onderling en draag je verantwoordelijkheid voor het resultaat;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is een eis voor deze vacature. 

Wij bieden

Werken bij OLVG betekent werken in hét stadsziekenhuis van Amsterdam. Een werkomgeving waar jij jouw talent optimaal kunt ontwikkelen en in kunt zetten om samen – direct of indirect – onze patiënten de best mogelijke zorg te bieden.

Het betreft een functie, in eerste instantie voor de duur van een jaar. De CAO ziekenhuizen is van toepassing. Afhankelijk van je ervaring en opleiding word je ingeschaald in FWG-schaal 40, minimaal € 1.890,- en maximaal € 2.797,- bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband (36 uur per week).

Naast uitstekende arbeidsvoorwaarden waaronder een goede reiskostenregeling conform de CAO Ziekenhuizen, een eindejaarsuitkering van ruim 8%, een persoonlijk levensfasebudget en vakantiegeld van ruim 8% hebben wij je ook interessante extra’s te bieden: kortingen op verzekeringen, korting bij diverse lokale ondernemers en nog veel meer. Wil je een van jouw arbeidsvoorwaarden inruilen voor een arbeidsvoorwaarde die beter past bij jouw eigen situatie? Dat kun je regelen via het OLVG Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden.
Wendel Kouwenhoven Recruiter Bel recruiter 020-5992939

Interesse in deze vacature?

Wil je  meer weten over de vacature, neem dan contact op met Debbie Reijers-Luttikhuis, coördinator HR Front- en Backoffice, via 020 - 599 4537.

Heb je interesse? Dan ontvangen wij graag voor woensdag 23 oktober  jouw sollicitatie via de sollicitatiebutton.

De gesprekken vinden plaats op woensdag 30 oktober (tussen 10.00 - 12.00 uur) en op donderdag 31 oktober (tussen 10.00 - 12.00 uur). Wij vragen je om hier alvast rekening mee te houden. 

Solliciteer

Na het versturen van jouw sollicitatie, krijg je automatisch een bevestiging per e-mail. Recruitment controleert na ontvangst van jouw sollicitatie als eerste of alles goed is binnengekomen. Indien er informatie mist of er vragen zijn neemt Recruitment contact met je op.

 

Jouw sollicitatie wordt beoordeeld op basis van jouw CV en motivatie om te bepalen of er een match is tussen jou en de vacature. Wij streven erna om zo snel mogelijk na het sluiten van de vacature een terugkoppeling te geven. Dit zal telefonisch of per e-mail zijn.

 

Wil je indien er geen passende mogelijkheden zijn bij OLVG meer informatie neem dan gerust contact op met Recruitment voor feedback.

 

Voor medisch specialisten geldt een afwijkende sollicitatieprocedure. Klik hier voor meer informatie over de BBO-procedure. 

Als je geselecteerd bent, nodigen we je uit voor een eerste sollicitatiegesprek op één van onze OLVG locaties. Het gesprek is met een aantal selectiecommissieleden veelal bestaande uit een leidinggevende en een directe collega van de afdeling. Je komt tijdens dit gesprek meer te weten over werken bij OLVG, de functie en je mogelijke toekomstige collega’s. En wij komen meer te weten over jou als persoon, jouw competenties en jouw capaciteiten.

 

Na het eerste gesprek volgt er een mogelijk tweede gesprek en/of een assessment (dit wordt indien van toepassing vooraf vermeld in de vacaturetekst).  Je ontvangt voor alle gesprekken per e-mail een uitnodiging met alle nodige informatie.

 

Je ontvangt na alle gesprekken een persoonlijke terugkoppeling.

 

Voor medisch specialisten geldt een afwijkende sollicitatieprocedure. Klik hier voor meer informatie over de BBO-procedure. 

Zodra je bij OLVG bent aangenomen zal je leidinggevende persoonlijk contact met je opnemen. Hierna volgt een indiensttredingsgesprek. Hiervoor zal een afspraak met je worden gemaakt op onze locatie Oost. Je ontvangt per e-mail een uitnodiging met alle informatie en documenten die je mee moet nemen naar dit gesprek.

 

Voorafgaand worden er referenties ingewonnen, diploma’s en registratie gecontroleerd. Een VOG is verplicht om te werken bij OLVG. 

 

Voor medisch specialisten kijk hier voor meer informatie over de BBO-procedure. 

Een ziekenhuis is een grote en complexe organisatie, zo ook OLVG. En dus vinden we het zeer belangrijk dat iedereen op de eerste werkdag een warm welkom krijgt en een goede introductie over OLVG. Zo leer je OLVG snel kennen en natuurlijk ook je andere nieuwe collega’s. Daarnaast wordt je natuurlijk zorgvuldig ingewerkt op de afdeling of unit waar je gaat werken.

Vlak voordat jouw introductieperiode start, kun je de OLVG intro-app downloaden. Hiervoor krijg je van ons een unieke code. In de intro-app vind je uiteenlopende informatie, filmpjes en quiz'jes over OLVG. 

Voor medisch specialisten kijk hier voor meer informatie over de BBO-procedure.