Management assistent Bestuur medische staf

  • Afdeling Medisch Stafbestuur
  • 28-36 uur per week
  • Locatie: Oost en West
Ben jij een proactieve en flexibele professional met ervaring op secretarieel en bestuurlijk ondersteunend gebied? Wij bieden je een uitdagende functie als management assistent; ‘spin in het web’ voor het Bestuur medische staf van OLVG.
OLVG ziekenhuis Amsterdam vacatures

Over de functie

De medische staf van OLVG wordt vertegenwoordigd door het Bestuur Medische Staf wat bestaat uit 7 medisch specialisten. Het bestuur adviseert de raad van bestuur van OLVG over strategische en tactische vraagstukken en is medeverantwoordelijk voor het kwaliteits- en veiligheidsbeleid van het ziekenhuis.

Het Bureau medische staf faciliteert het Bestuur medische staf en enkele stafcommissies bij de vergaderingen, de planning en het proces van besluitvorming. Binnen het bureau werk je in een team met de secretaris en hebt je veel afstemming met de voorzitter en vicevoorzitter van het bestuur. Je hebt een zelfstandige rol waarin je ook zelf vorm kan geven aan de uitvoering van je takenpakket. Het is een dynamische en professionele functie waarin je met veel medisch specialisten en het hoger management van het ziekenhuis schakelt. Servicegerichtheid, snelheid en flexibiliteit zijn dus van belang.

Dit zijn jouw verantwoordelijkheden:
  • je organiseert verschillende vergaderingen, bereidt deze voor, zorgt voor verslaglegging en zet actiepunten uit
  • je fungeert als organisatorisch en secretarieel aanspreekpunt namens en voor het Bestuur medische staf
  • je bent verantwoordelijk voor agendabeheer,  waaronder ook complexe agendaplanning , en beheert verschillende digitale systemen en fora voor interne en externe communicatie.
  • je bewaakt de voortgang van de gemaakte afspraken en procedures, signaleert tijdig en onderneemt benodigde acties
  • je biedt een organisatorische bijdrage aan verschillende projecten (planning, agenda, etc).

Werkomgeving

OLVG is hét stadsziekenhuis van Amsterdam. Als topklinisch opleidingsziekenhuis investeert OLVG veel in opleiding, onderwijs en onderzoek. Mede door de ambities van onze medewerkers kunnen we ons als ziekenhuis blijven ontwikkelen. Zonder ontwikkeling geen vooruitgang.

Dat geldt ook voor het Bestuur medische staf. Het Bestuur medische staf vergadert wekelijks afwisselend op locatie oost of west.  Je maakt deel uit van het bureau medische staf waarin je samenwerkt met de secretaris Bestuur medische staf en de voorzitter en vicevoorzitter van het Bestuur medische staf. Het bureau biedt een uitdagende werkomgeving waarin je te maken hebt met bestuurlijke en politieke verhoudingen. Daadkracht, samenwerking en vertrouwen binnen het bureau zijn daarbij essentieel.     

Eens per maand vindt op maandag aan het begin van de avond de stafvergadering plaats waarvoor de hele medische staf wordt uitgenodigd. Het bureau medische staf werkt op beide locaties waarbij de locatie van de vergaderingen leidend is.  Op andere dagen behoort gedeeltelijk thuiswerken ook tot de opties.

Functie-eisen

Je bent sterk in het faciliteren van bestuurders waarbij je het verschil maakt met jouw nauwkeurigheid, pro activiteit en goed gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen.   

Dit neem je ook mee:
  • HBO werk- en/of –denkniveau
  • relevante ervaring voor een functie als management assistent
  • nauwkeurigheid en de kunde om veel verschillende informatie te verwerken in Office programma’s en software systemen
  • digitale vaardigheden die je inzet om optimaal gebruik te maken van onze software systemen, denk aan een vergadersysteem, een archiefsysteem en intranet
  • resultaat- en oplossingsgerichtheid; je bent in staat om de functie proactief in te vullen in samenspraak met de secretaris Bestuur medische staf, voorzitter  en vicevoorzitter
  • plezier om zaken soepel te laten verlopen en tijdig af te leveren binnen de regelmatig wisselende prioriteiten.
OLVG ziekenhuis Amsterdam vacatures

Wij bieden

Werken bij OLVG betekent werken in hét stadsziekenhuis van Amsterdam. Een werkomgeving waar jij je optimaal kunt ontwikkelen. Want jouw wensen en ideeën doen ertoe. Zo doen we dat bij OLVG.

Daarom bieden we jou:
  • minimaal €2.554,- en maximaal €3.468,- bruto per maand (fulltime) in FWG-schaal 45 cao ziekenhuizen
  • dienstverband voor de periode van één jaar, met zicht op verlenging voor onbepaalde tijd
  • kostendekkende OV-reiskostenvergoeding
  • flexibele reiskostenregeling, waarbij jij iedere dag kunt kiezen welk vervoer jou het beste uitkomt
  • eindejaarsuitkering van ruim 8%
  • vakantiegeld van ruim 8%
  • 144 uur vakantieverlof
  • persoonlijk levensfasebudget van 57 uur verlof en de ruimte om te werken aan jouw eigen ontwikkelingswensen
  • pensioenregeling bij PFZW
  • voordeel op jouw ziektekostenpremie met onze collectieve ziektekostenverzekering. Kies uit IZZ of Zilveren Kruis Achmea
  • kortingen op verzekeringen en financiële diensten van Centraal Beheer Achmea
  • korting bij diverse lokale ondernemers, zoals eettentjes, cafés en sportcentra
  • onbeperkt toegang tot e-learnings en ons vitaliteitsprogramma
  • de keuze in arbeidsvoorwaarden die bij jou passen. Zie ons OLVG Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden.
  • deels thuiswerken behoort tot de mogelijkheden
Deze arbeidsvoorwaarden zijn op basis van een fulltime dienstverband (36 uur per week).
OLVG ziekenhuis Amsterdam vacatures
Sofia Faneyte recruitment assistent Bel recruiter 06-48507652

Interesse in deze vacature?

Heb je interesse? Dan ontvangen wij graag voor donderdag 6 oktober jouw sollicitatie via de sollicitatiebutton.

Wil je meer weten? Neem dan contact op met Meike Gonggrijp via stafbestuur@olvg.nl of 020 599 3364

Indien bovengenoemde contactpersoon niet bereikbaar is, neem dan telefonisch contact op met de recruiter of mail naar recruitment@olvg.nl.
 

Solliciteer

Na het versturen van jouw sollicitatie, krijg je automatisch een bevestiging per e-mail. Recruitment controleert na ontvangst van jouw sollicitatie als eerste of alles goed is binnengekomen. Indien er informatie mist of er vragen zijn neemt Recruitment contact met je op.

 

Jouw sollicitatie wordt beoordeeld op basis van jouw CV en motivatie om te bepalen of er een match is tussen jou en de vacature. Wij streven ernaar om zo snel mogelijk na het sluiten van de vacature een terugkoppeling te geven. Dit zal telefonisch of per e-mail zijn.

 

Wil je indien er geen passende mogelijkheden zijn bij OLVG meer informatie neem dan gerust contact op met een van onze recruiters voor advies.

 

Voor medisch specialisten geldt de BBO-sollicitatieprocedure

Als je geselecteerd bent, nodigen we je uit voor een eerste sollicitatiegesprek op één van onze OLVG locaties. Het gesprek is met een aantal selectiecommissieleden veelal bestaande uit een leidinggevende en een directe collega van de afdeling. Je komt tijdens dit gesprek meer te weten over werken bij OLVG, de functie en je mogelijke toekomstige collega’s. En wij komen meer te weten over jou als persoon, jouw competenties en jouw capaciteiten.

 

Na het eerste gesprek volgt er een mogelijk tweede gesprek en/of een assessment (dit wordt indien van toepassing vooraf vermeld in de vacaturetekst).  Je ontvangt voor alle gesprekken per e-mail een uitnodiging met alle nodige informatie.

 

Je ontvangt na alle gesprekken een persoonlijke terugkoppeling.

 

Voor medisch specialisten geldt een afwijkende sollicitatieprocedure. Klik hier voor meer informatie over de BBO-procedure. 

Zodra je bij OLVG bent aangenomen zal je leidinggevende persoonlijk contact met je opnemen. Hierna volgt een indiensttredingsgesprek. Hiervoor zal een afspraak met je worden gemaakt op onze locatie Oost. Je ontvangt per e-mail een uitnodiging met alle informatie en originele documenten die je mee moet nemen naar dit gesprek.

 

Voorafgaand worden er referenties ingewonnen en word je registratie gecontroleerd. Diploma verificaties verrichten wij middels het diplomaregister. Een VOG is verplicht om te werken bij OLVG. 

 

Voor medisch specialisten kijk hier voor meer informatie over de BBO-procedure. 

Een ziekenhuis is een grote en complexe organisatie, zo ook OLVG. En dus vinden we het zeer belangrijk dat iedereen op de eerste werkdag een warm welkom krijgt en een goede introductie over OLVG. Zo leer je OLVG snel kennen en natuurlijk ook je andere nieuwe collega’s. Daarnaast wordt je natuurlijk zorgvuldig ingewerkt op de afdeling of unit waar je gaat werken.

Vlak voordat jouw introductieperiode start, kun je de OLVG intro-app downloaden. Hiervoor krijg je van ons een unieke code. In de intro-app vind je uiteenlopende informatie, filmpjes en quiz'jes over OLVG. 

Voor medisch specialisten kijk hier voor meer informatie over de BBO-procedure.