Management assistent Bestuur medische staf

  • Afdeling Medisch Stafbestuur
  • 32 uur per week
  • Locatie: Oost en West
Wil jij een bijdrage leveren aan de besluitvormingsprocessen binnen het ziekenhuis vanuit een organisatorische en inhoudelijk ondersteunende rol? Wij bieden je een uitdagende functie als managementassistent; ‘spin in het web’ voor het Bestuur medische staf van OLVG.
We zijn op zoek naar een management assistent voor 32 uur per week, maar sollicitanten die beschikbaar zijn vanaf 24 uur per week worden ook aangemoedigd om te solliciteren.
OLVG ziekenhuis Amsterdam vacatures

Over de functie

Als management assistent binnen het Bestuur medische staf ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken. Je bereidt vergaderingen voor, verzorgt de communicatie met verschillende belanghebbenden en ondersteunt bij beleidsmatige werkzaamheden.

Dit zijn jouw verantwoordelijkheden:
  • In goede taakverdeling met de officemanager zorg je voor de voorbereiding en organisatie van vergaderingen, zorgt voor verslaglegging en zet actiepunten uit.
  • Je bent mede verantwoordelijk voor agendabeheer, waaronder ook complexe agendaplanning, en beheert verschillende digitale systemen en fora voor interne en externe communicatie.
  • Je levert een bijdrage aan de inhoudelijke voorbereiding van vergaderingen en verslagen, voert voorbereidend onderzoek uit en doet uitzoekwerk met betrekking tot beleid en protocollen, ter ondersteuning van het Bestuur medische staf en stafcommissies.
Als management assistent heb je een zelfstandige rol waarin je de mogelijkheid hebt om vorm te geven aan je takenpakket en bij te dragen aan de professionele ontwikkeling van de organisatie. Je schakelt regelmatig met medisch specialisten en het hoger management van het ziekenhuis, wat deze functie dynamisch en uitdagend maakt.

Werkomgeving

Als management assistent vorm je samen met de office manager en de bestuurssecretaris, het Bureau medische staf. Met de office manager vorm je een tandem ter ondersteuning en facilitering van het Bestuur medische staf, bestaande uit 7 medisch specialisten. Je hebt wekelijks overleg met de secretaris, voorzitter en vice voorzitter.  

OLVG  heeft twee hoofdlocaties waar het Bureau medische staf afwisselend werkzaam is. Namens het Bestuur medische staf leg je verbinding met de gehele organisatie en in het bijzonder met de medische staf en de ondersteuning van de raad van bestuur. Het ziekenhuis is sterk in beweging en dat vraagt om flexibiliteit, deze flexibiliteit is ook nodig ten aanzien van de ondersteuning bij vergaderingen die in de vroege avond plaatsvinden (één á twee keer per kwartaal).

Functie-eisen

We bedenken het liefst hoe het nóg beter kan. Op eigen wijze en met elkaar. Daarom rekenen we op jouw uitstekende communicatieve vaardigheden en jouw organistische vermogen. Daarbij kun je omgaan met een uitdagende werkomgeving en heb je gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen.

Dit neem je ook mee:
  • HBO werk- en/of –denkniveau
  • beleidsmatige interesse en relevante ervaring voor de functie op het gebied van schrijfvaardigheid
  • nauwkeurigheid en de kunde om veel verschillende informatie te verwerken in Office programma’s en software systemen
  • digitale vaardigheden die je inzet om optimaal gebruik te maken van onze software systemen, denk aan een vergadersysteem, een archiefsysteem en intranet.
OLVG ziekenhuis Amsterdam vacatures

Wij bieden

Werken bij OLVG betekent werken in hét stadsziekenhuis van Amsterdam. Een werkomgeving waar jij je optimaal kunt ontwikkelen. Want jouw wensen en ideeën doen ertoe. Zo doen we dat bij OLVG.

Daarom bieden we jou:
  • minimaal €2.832,- en maximaal €3.824,- bruto per maand (fulltime) in FWG-schaal cao 45 ziekenhuizen
  • dienstverband voor de periode van één jaar, met zicht op verlenging voor onbepaalde tijd
  • kostendekkende OV-reiskostenvergoeding
  • flexibele reiskostenregeling, waarbij jij iedere dag kunt kiezen welk vervoer jou het beste uitkomt
  • eindejaarsuitkering van ruim 8%
  • vakantiegeld van ruim 8%
  • 144 uur vakantieverlof
  • persoonlijk levensfasebudget van 57 uur verlof en de ruimte om te werken aan jouw eigen ontwikkelingswensen
  • pensioenregeling bij PFZW
  • voordeel op jouw ziektekostenpremie met onze collectieve ziektekostenverzekering. Kies uit IZZ of Zilveren Kruis Achmea
  • kortingen op verzekeringen en financiële diensten van Centraal Beheer Achmea
  • korting bij diverse lokale ondernemers, zoals eettentjes, cafés en sportcentra
  • onbeperkt toegang tot e-learnings en ons vitaliteitsprogramma
  • de keuze in arbeidsvoorwaarden die bij jou passen. Zie ons OLVG Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden.
  • deels thuiswerken behoort tot de mogelijkheden
Deze arbeidsvoorwaarden zijn op basis van een fulltime dienstverband (36 uur per week).
OLVG ziekenhuis Amsterdam vacatures
Isis Hoekstra (zij / haar) Recruitment assistent Bel recruiter 06-42310939

Interesse in deze vacature?

Heb je interesse? Dan ontvangen wij graag voor maandag 26 februari 2024 jouw sollicitatie via de sollicitatiebutton.

Wil je meer weten? Neem dan contact op met Sophie Bik, bestuurssecretaris BMS, via stafbestuur@olvg.nl of 06 53 36 46 51

Indien bovengenoemde contactpersoon niet bereikbaar is, neem dan telefonisch contact op met de recruiter of mail naar recruitment@olvg.nl.

Solliciteer

Na het versturen van jouw sollicitatie, krijg je automatisch een bevestiging per e-mail. Recruitment controleert na ontvangst van jouw sollicitatie of alles goed is binnengekomen. Indien er informatie mist of er vragen zijn neemt Recruitment contact met je op.

 

Jouw sollicitatie wordt beoordeeld op basis van jouw CV en motivatie om te bepalen of er een match is tussen jou en de vacature. Wij streven ernaar om zo snel mogelijk na het sluiten van de vacature een terugkoppeling te geven. Dat doen we telefonisch of per e-mail.

 

Voor medisch specialisten geldt de BBO-sollicitatieprocedure

Als je geselecteerd bent, nodigen we je uit voor een eerste sollicitatiegesprek op één van onze OLVG locaties. Het gesprek is met een aantal selectiecommissieleden veelal bestaande uit een leidinggevende en een directe collega van de afdeling. Je komt tijdens dit gesprek meer te weten over werken bij OLVG, de functie en je mogelijke toekomstige collega’s. En wij komen meer te weten over jou als persoon, jouw competenties en jouw capaciteiten.

 

Na het eerste gesprek volgt er een mogelijk tweede gesprek en/of een assessment (dit wordt indien van toepassing vooraf vermeld in de vacaturetekst). Je ontvangt voor alle gesprekken per e-mail een uitnodiging met alle nodige informatie.

 

Je ontvangt na alle gesprekken een persoonlijke terugkoppeling.

 

Voor medisch specialisten geldt een afwijkende sollicitatieprocedure. Klik hier voor meer informatie over de BBO-procedure. 

Zodra je bij OLVG bent aangenomen neemt je toekomstige leidinggevende contact met je op. Hierna volgt een digitaal indiensttredingsproces. Je ontvangt hierover een e-mail bericht met welke informatie en documenten je hiervoor nodig hebt.

 

Voorafgaand gaan we referenties na en wordt jouw registratie gecontroleerd. Diploma verificaties verrichten wij middels het diplomaregister. Een VOG is verplicht om te werken bij OLVG. 

 

Voor medisch specialisten kijk hier voor meer informatie over de BBO-procedure. 

Wij vinden het belangrijk dat iedereen op de eerste werkdag een warm welkom krijgt. Zodra je start bij OLVG neem je deel aan de introductiedag. Zo leer je alle belangrijke informatie over werken bij OLVG en maak je kennis met andere nieuwe collega’s. Daarnaast word je natuurlijk zorgvuldig ingewerkt op de afdeling waar je gaat werken.

Vlak voordat jouw introductieperiode start, kun je de OLVG intro-app downloaden. Hiervoor krijg je van ons een unieke code. In de intro-app vind je uiteenlopende informatie, filmpjes en quiz'jes over OLVG. 

Voor medisch specialisten kijk hier voor meer informatie over de BBO-procedure. 

Ben je er nog?

Omdat je al een tijdje niet meer actief bent op deze pagina zijn we benieuwd of je nog interesse hebt in deze vacature. Daarom vragen we je om op de knop 'Ja ik ben nog bezig' te klikken. Dan checken we voor jou of de vacature nog open staat; Mocht dit niet het geval zijn, dan sturen we je door naar ons vacature overzicht.