Over de functie

Als management assistent ben je de spil van ons management. Jij bent een ervaren secretaresse / management assistent met een organisatie sensitieve blik. Jij weet als geen ander hoe in een veranderende dynamische omgeving op een veelzijdige en creatieve manier invulling te geven aan deze zelfstandige functie zonder je positie uit het oog te verliezen. Ben je een beetje technisch onderlegd dan komt dat in deze tijd van werken op afstand en vergaderen via videobellen erg goed uit. Je vindt het een uitdaging om OLVG Lab grondig te leren kennen en een centrale rol in te nemen tussen de managers en afdelingsleiders.  Je komt te werken in een dynamische en soms hectische werkomgeving waarin je snel moet kunnen schakelen en veel werk moet verzetten. Het is daarbij van belang dat je zelfstandig functioneert en tegelijkertijd verbinding houdt met de organisatie. Eén van de meest uitdagende aspecten van de functie is het beheren van meerdere complexe agenda’s. Dat vergt namelijk veel afstemming met verschillende interne en externe partijen.

Naast alle gebruikelijke secretariële taken behoren ook de volgende zaken tot jouw verantwoordelijkheden:

• het notuleren van verschillende overleggen
• het opstellen van de agenda voor deze overleggen en het bijhouden/bewaken van acties
• het redigeren en uitwerken van documenten / presentaties
• inhoudelijke en organisatorische ondersteuning bieden bij projecten

Als management assistent ondersteun je, samen met de directiesecretaresse, primair de managers van de ondersteunende diensten (HR, Kwaliteit, ICT en Financiën & Commercie) en de directie. Samen met drie management assistenten van de afdelingen Klinische Chemie, Medische Microbiologie en Pathologie, zorgen je voor continuïteit naar het management team als geheel.  Je  neemt je onder andere deel aan lab-brede werkgroepen, zoals intranet, website, contractenregister. Je hebt een hoge mate van vrijheid voor het indelen van je werkdagen (de woensdag momenteel onderbezet). Ook is de werklocatie flexibel in te delen, in OLVG Oost/West en deels thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.

Werkomgeving

OLVG Lab levert innovatieve en doelmatige integrale laboratoriumdiagnostiek in de volle breedte, in combinatie met deskundige en laagdrempelige consultatie en met een hoog serviceniveau, zodat medisch professionals de patiënt tijdig de beste zorg kunnen leveren. OLVG Lab is hét integrale laboratorium van Groot-Amsterdam en omgeving met de drie disciplines klinische chemie, medische microbiologie en pathologie in één gezamenlijke organisatie. De disciplines zijn nauw met elkaar en een aantal partners verbonden in een netwerk met steeds verder geharmoniseerde apparatuur en methoden, een grotendeels gezamenlijk laboratoriuminformatie- systeem en een gezamenlijke logistieke inrichting. Samen met 390 collega’s zijn we in staat om, vanuit een krachtige netwerk organisatie, het volledige diagnostische palet aan de regionale en landelijke markt aan te bieden. Zowel het OLVG is onze klant als ook andere ziekenhuizen, ZBC’s en huisartsenpraktijken. We zijn continu in ontwikkeling en werken slim en professioneel met elkaar samen. In de nabije toekomst zal een groot deel van de organisatie verhuizen naar een nog te bouwen nieuw state-of-the-art laboratorium in Amsterdam-West.

Functie-eisen

Gezien de ontwikkelingen en hectiek binnen OLVG Lab heb je een sterk organisatorisch vermogen en ben je instaat overzicht te behouden. Daarbij kun je omgaan met een uitdagende werkomgeving. Vanwege de solistische aard van de functie is het van belang dat je beschikt over een hoge mate van zelfstandigheid en motivatie.
Dit neem je ook mee:

• mbo niveau 4 /hbo werk- en -denkniveau
• ruime ervaring als management assistent/(directie-)secretaresse
• nauwkeurigheid en de kunde om veel informatie te verwerken in Office programma’s
• sterke communicatieve vaardigheden
• de motivatie om zaken soepel te laten verlopen en tijdig af te leveren binnen de regelmatig wisselende prioriteiten.

Wij bieden

Daarom bieden we jou:

• een dienstverband voor de periode van één jaar, met zicht op verlenging voor onbepaalde tijd
• minimaal €2.554,- en maximaal €3.468,- bruto per maand (fulltime) in FWG-schaal 45 cao ziekenhuizen
• eindejaarsuitkering en vakantiegeld van ieder ruim 8%
• een goede reiskostenregeling
• 144 uur vakantieverlof en 57 uur persoonlijk levensfasebudget bij een fulltime dienstverband
• pensioenregeling bij PFZW
• de ruimte om te werken aan jouw eigen ontwikkelingswensen, onbeperkt toegang tot e-learnings en ons vitaliteitsprogramma
• voordeel op jouw ziektekostenpremie met onze collectieve ziektekostenverzekeringen (Zilveren Kruis Achmea of IZZ)
• kortingen op verzekeringen en financiële diensten van Centraal Beheer Achmea
• de keuze in persoonlijke secundaire arbeidsvoorwaarden, die bij jou passen.