Office manager Bestuur medische staf

  • Afdeling Medisch Stafbestuur
  • 24-36 uur per week
  • Locatie: Oost en West
Heb jij secretariele ervaring en ben jij op zoek naar een breed ondersteunende spilfunctie binnen de ziekenhuisorganisatie? In de rol van officemanager voor het Bestuur medische staf van OLVG werk je binnen een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is.
We zijn op zoek naar een office manager voor 32 uur per week, maar sollicitanten die beschikbaar zijn vanaf 24 uur per week worden ook aangemoedigd om te solliciteren.
OLVG ziekenhuis Amsterdam vacatures

Over de functie

Het Bureau medische staf faciliteert het Bestuur medische staf en enkele stafcommissies door de organisatie van overleggen, webinars en het proces van besluitvorming. Binnen het bureau werk je in een team met je collega management assistent en de bestuurssecretaris waarbij je regelmatig afstemming hebt en je eigen takenpakket beheert. Het is een dynamische en professionele werkomgeving waarin je met veel medisch specialisten en het hoger management van het ziekenhuis schakelt. Servicegerichtheid, snelheid en flexibiliteit zijn dus van belang. Samen met de management assistent ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van alle ondersteunende processen binnen het bestuur.

Dit zijn jouw verantwoordelijkheden:
  • je bent verantwoordelijk voor agendabeheer,  waaronder ook complexe agendaplanning , en beheert verschillende digitale systemen en fora voor interne en externe communicatie. In afstemming met je collega management assistent zorgen jullie voor een goede taakverdeling in drukke tijden.
  • je fungeert als organisatorisch en secretarieel aanspreekpunt namens en voor het bestuur medische staf.
  • je organiseert verschillende vergaderingen, bereidt deze voor, zorgt voor verslaglegging en zet actiepunten uit.

Werkomgeving

Als office manager word je onderdeel van een open en benaderbaar team waarin een hoog niveau van professionaliteit en samenwerking heerst. Als office manager vorm je samen met de management assistent en de bestuurssecretaris, het Bureau medische staf. Met de management assistent vorm je een tandem ter ondersteuning en facilitering van het Bestuur medische staf, bestaande uit 7 medisch specialisten. Je hebt wekelijks overleg met de secretaris, voorzitter en vice voorzitter.  

OLVG  heeft twee hoofdlocaties waar het bureau medische staf afwisselend werkzaam is. Namens het Bestuur medische staf leg je verbinding met de gehele organisatie en in het bijzonder met de medische staf en de ondersteuning van de raad van bestuur. Het ziekenhuis is sterk in beweging en dat vraagt om flexibiliteit, deze flexibiliteit is ook nodig ten aanzien van de ondersteuning bij vergaderingen die in de vroege avond plaatsvinden (één á twee keer per kwartaal).

Functie-eisen

We bedenken het liefst hoe het nóg beter kan. Op eigen wijze en met elkaar. Daarom rekenen we op jouw nauwkeurigheid en organisatorisch vermogen om samen met je collega's elke dag weer de beste zorg te leveren. Daarnaast is communicatieve vaardigheid van groot belang, zowel in het afstemmen met het bestuur als in het onderhouden van contacten met verschillende partijen binnen en buiten het ziekenhuis. Ook flexibiliteit en een proactieve houding zijn onmisbaar, aangezien je te maken hebt met een dynamische omgeving waarin snel schakelen vereist is.

Dit neem je ook mee:
  • MBO+ -werk en –denkniveau
  • Relevante ervaring in een secretarieel/ondersteunende functie
  • Ervaring met Microsoft Office programma's zoals Word, Excel en Outlook
  • Bekendheid met digitale systemen voor agendabeheer en documentatie, zoals Ibabs is een pré
OLVG ziekenhuis Amsterdam vacatures

Wij bieden

Werken bij OLVG betekent werken in hét stadsziekenhuis van Amsterdam. Een werkomgeving waar jij je optimaal kunt ontwikkelen. Want jouw wensen en ideeën doen ertoe. Zo doen we dat bij OLVG.

Daarom bieden we jou:
  • minimaal €2.391,- en maximaal €3.484,- bruto per maand (fulltime) in FWG-schaal cao 40 ziekenhuizen. In juni volgt een CAO verhoging. 
  • dienstverband voor de periode van één jaar, met zicht op verlenging voor onbepaalde tijd
  • kostendekkende OV-reiskostenvergoeding
  • flexibele reiskostenregeling, waarbij jij iedere dag kunt kiezen welk vervoer jou het beste uitkomt
  • eindejaarsuitkering van ruim 8%
  • vakantiegeld van ruim 8%
  • 144 uur vakantieverlof
  • persoonlijk levensfasebudget van 57 uur verlof en de ruimte om te werken aan jouw eigen ontwikkelingswensen
  • pensioenregeling bij PFZW
  • voordeel op jouw ziektekostenpremie met onze collectieve ziektekostenverzekering. Kies uit IZZ of Zilveren Kruis Achmea
  • kortingen op verzekeringen en financiële diensten van Centraal Beheer Achmea
  • korting bij diverse lokale ondernemers, zoals eettentjes, cafés en sportcentra
  • onbeperkt toegang tot e-learnings en ons vitaliteitsprogramma
  • de keuze in arbeidsvoorwaarden die bij jou passen. Zie ons OLVG Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden.
  • deels thuiswerken behoort tot de mogelijkheden
Deze arbeidsvoorwaarden zijn op basis van een fulltime dienstverband (36 uur per week).
OLVG ziekenhuis Amsterdam vacatures
Isis Hoekstra (zij / haar) Recruitment assistent Bel recruiter 06-42310939

Interesse in deze vacature?

Heb je interesse? Dan ontvangen wij graag voor maandag 26 februari 2024 jouw sollicitatie via de sollicitatiebutton.

Wil je meer weten? Neem dan contact op met Sophie Bik, bestuurssecretaris BMS, via stafbestuur@olvg.nl of 06 53 36 46 51

Indien bovengenoemde contactpersoon niet bereikbaar is, neem dan telefonisch contact op met de recruiter of mail naar recruitment@olvg.nl.

Solliciteer

Na het versturen van jouw sollicitatie, krijg je automatisch een bevestiging per e-mail. Recruitment controleert na ontvangst van jouw sollicitatie of alles goed is binnengekomen. Indien er informatie mist of er vragen zijn neemt Recruitment contact met je op.

 

Jouw sollicitatie wordt beoordeeld op basis van jouw CV en motivatie om te bepalen of er een match is tussen jou en de vacature. Wij streven ernaar om zo snel mogelijk na het sluiten van de vacature een terugkoppeling te geven. Dat doen we telefonisch of per e-mail.

 

Voor medisch specialisten geldt de BBO-sollicitatieprocedure

Als je geselecteerd bent, nodigen we je uit voor een eerste sollicitatiegesprek op één van onze OLVG locaties. Het gesprek is met een aantal selectiecommissieleden veelal bestaande uit een leidinggevende en een directe collega van de afdeling. Je komt tijdens dit gesprek meer te weten over werken bij OLVG, de functie en je mogelijke toekomstige collega’s. En wij komen meer te weten over jou als persoon, jouw competenties en jouw capaciteiten.

 

Na het eerste gesprek volgt er een mogelijk tweede gesprek en/of een assessment (dit wordt indien van toepassing vooraf vermeld in de vacaturetekst). Je ontvangt voor alle gesprekken per e-mail een uitnodiging met alle nodige informatie.

 

Je ontvangt na alle gesprekken een persoonlijke terugkoppeling.

 

Voor medisch specialisten geldt een afwijkende sollicitatieprocedure. Klik hier voor meer informatie over de BBO-procedure. 

Zodra je bij OLVG bent aangenomen neemt je toekomstige leidinggevende contact met je op. Hierna volgt een digitaal indiensttredingsproces. Je ontvangt hierover een e-mail bericht met welke informatie en documenten je hiervoor nodig hebt.

 

Voorafgaand gaan we referenties na en wordt jouw registratie gecontroleerd. Diploma verificaties verrichten wij middels het diplomaregister. Een VOG is verplicht om te werken bij OLVG. 

 

Voor medisch specialisten kijk hier voor meer informatie over de BBO-procedure. 

Wij vinden het belangrijk dat iedereen op de eerste werkdag een warm welkom krijgt. Zodra je start bij OLVG neem je deel aan de introductiedag. Zo leer je alle belangrijke informatie over werken bij OLVG en maak je kennis met andere nieuwe collega’s. Daarnaast word je natuurlijk zorgvuldig ingewerkt op de afdeling waar je gaat werken.

Vlak voordat jouw introductieperiode start, kun je de OLVG intro-app downloaden. Hiervoor krijg je van ons een unieke code. In de intro-app vind je uiteenlopende informatie, filmpjes en quiz'jes over OLVG. 

Voor medisch specialisten kijk hier voor meer informatie over de BBO-procedure. 

Ben je er nog?

Omdat je al een tijdje niet meer actief bent op deze pagina zijn we benieuwd of je nog interesse hebt in deze vacature. Daarom vragen we je om op de knop 'Ja ik ben nog bezig' te klikken. Dan checken we voor jou of de vacature nog open staat; Mocht dit niet het geval zijn, dan sturen we je door naar ons vacature overzicht.